Les challenges de l'implémentation d'un CCMS

Afin de garantir le succès de l'implémentation d'un CCMS, il faut s'assurer, avant et pendant cette transition, qu'un certain nombre d'éléments clés sont bien pris en compte.

Planifier le passage au CCMS
En premier lieu, il faut s'intéresser aux aspects organisationnels qu'implique l'implémentation d'un CCMS. Il est important de définir au préalable une stratégie de l'information et de comprendre l'intérêt que représente le passage vers un processus de création de documents qui s'éloigne d'une simulation papier.

Convaincre les décisionnaires
Une fois cette stratégie définie, il faut alors convaincre les décideurs et obtenir leurs approbations. L'investissement dans un CCMS peut paraître quelquefois difficile à justifier car il n'est pas toujours évident de quantifier les avantages que peut apporter le nouveau système. Il devient alors intéressant de considérer le contenu comme un capital pour l'entreprise et non un investissement. Ce capital est largement valorisé grâce au CCMS.

Ré-exploiter les informations existantes
Si les approbations sont obtenues, vient la phase de migration. Cette phase primordiale de la migration des documents existants vers un format plus performant peut devenir un véritable défi. En effet, il s'agit toujours d'un travail compliqué, surtout pour les entreprises les plus matures qui possèdent des années de contenus. La difficulté vient toujours de la création de contenus structurés à partir de contenus non structurés comme ceux issus des traitements de texte par exemple. Bien souvent il est nécessaire de passer par une phase de nettoyage manuel après une migration automatique.

Préparer les équipes
Une fois que votre système a été implémenté, vous vous retrouvez alors face à l'un des challenges les plus important : le facteur humain. Il est bien connu que les gens ont naturellement tendance à être réfractaires au changement. Ainsi, chacun doit comprendre le réel avantage que représente le CCMS, sans quoi, il sera vite considéré comme un outil source de complications inutiles.

Travailler collaborativement
Autre facteur à ne pas négliger, le partage des documents. La création, la gestion et l'échange des contenus avec un CCMS devient un sport d'équipe. Si quelques frictions entre les auteurs sont à prévoir, les avantages sont colossaux. La collaboration représente un gain de temps inestimable et permet à chacun de se spécialiser dans des niches précises.

Ne pas oublier les services techniques
Enfin, pour les structures qui comportent un service informatique, il est important de prendre en compte l'avis de ce dernier dans le processus de sélection et d'achat du CCMS. Choisir une application dont l'installation, l'utilisation et la maintenance restent relativement simple évitera aux techniciens d'être débordés par une charge de travail supplémentaire trop importante.

N'hésitez pas contacter des spécialistes pour vous aider dans votre démarche.

Comment choisir un CCMS

De nombreux éditeurs proposent de nos jours des solutions de Gestion de contenu en mode composants ou Component Content Management System (CCMS) même s'ils ne commercialisent pas forcement leur produits sous cette appellation. Parmi tous ces produits, comment faire pour trouver l'outil idéal, et que faut-il prendre en compte pour mettre en place un CCMS efficace ?

Pour résumer rapidement le principe, un CCMS permet de gérer du contenu au niveau granulaire plutôt qu'au niveau du document. L'information se retrouve ainsi découpée en plusieurs fragments qui sont enregistrés et gérés indépendamment les uns des autres. Typiquement, ce genre de gestion est utilisée lorsque l'on souhaite adapter une même information à différents contextes et la diffuser sur différents canaux.

Ce type de gestion apporte un certain nombre de bénéfices intéressants :

• une amélioration de la cohérence et la précision de l'information (quand vous réutilisez une information, vous avez l'assurance de retrouver exactement le même contenu)
• une réduction des couts de création et de maintenance de l'information (vous devez créer moins de contenu et il est plus facilement corrigé ou mis à jour),
• une réduction des coûts de livraison (le contenu et le format sont séparés, vous pouvez ainsi publié le contenu sous différents formats sans avoir à retravailler le contenu),
• une réduction des coûts de traduction.
  

Afin de mettre en place un système qui nous permette cette gestion efficace de l'information, il faut trouver un outil adapté. Il existe de nombreux produits très variés qui rivalisent tous d'innovations plus attractives les unes que les autres. Mais avant de céder à une offre commerciale, vous devez vous posez les bonnes questions. Car en effet, l'outil qui vous conviendra ne sera probablement pas l'outil qui vous paraîtra le plus performant ou le plus complet mais plutôt celui qui correspondra précisément à vos besoin spécifiques.

Afin de mieux identifier vos besoins, vous devez vous demandez :

• ai-je besoin d'options de gestion avancées ?
• ai-je besoin d'un éditeur de texte? intégré ou externe ?
• ai-je besoin d'outils pour les traductions ?
• ai-je besoin de support pour les traductions (Unicode) ?
• ai-je besoin de support multi-auteurs ? (Travail simultanée sur un même module)
• ai-je besoin d'un outil graphique ?
• l'interface doit-elle être personnalisable ?
• quel type de contenu (technique, marketing, etc.) vais-je manipuler?
  
• quelles doivent être ces capacités de single-sourcing,
• l'outil doit-il être facile et agréable à utiliser par des débutants,
• quels formats doivent être générés et quelle sera la qualité du résultat,
• et pour finir, quel est mon budget ?

Vous aurez alors fait le plus important, et vous avez les bases pour choisir un outil, et une organisation. Pour vous y aider, consultez des spécialistes.